Třetí nástroj je šablona odpovědi. Většina lidí píše pořád dokola stejné věty: poděkování, potvrzení termínu, žádost o doplnění. Uložte si tyto texty jako předpřipravené odpovědi a vkládejte je klávesovou zkratkou. Neopisujte je ale bez úprav – vždy doplňte konkrétní jméno a detail, jinak působíte jako robot. Chybou je mít šablonu příliš dlouhou; dvě věty stačí.<br>
<br>
<br>
<br>
První nástroj je dávkování. Vypněte oznámení o nové poště úplně – v telefonu i v prohlížeči. Schránku otevírejte ve třech pevných časech, například ráno, po obědě a hodinu před koncem práce. Během dávky vyřiďte vše najednou: odpovězte, přesuňte, smažte. Typická chyba je nechat otevřenou schránku na pozadí „pro jistotu". Ta jistota vás bude stát soustředění pokaždé, když přijde nová zpráva.<br>
<br>
<br>
<br>
Většina lidí netráví e-maily psaním odpovědí. Tráví je neustálým přepínáním: otevřít schránku, přečíst dvě zprávy, vrátit se k práci, za pět minut znovu. Právě tohle přepínání sežere víc času než samotná komunikace. Pět níže popsaných postupů nejsou aplikace, které si stáhnete a zapomenete. Jsou to návyky a nastavení, které odstraní nejčastější plýtvání.<br>
<br>
<br>
<br>
Zrcadlo umístěné naproti oknu zdvojnásobí denní světlo a vytvoří iluzi druhého okna. Nejlépe funguje velké zrcadlo bez rámu, které sahá od podlahy ke stropu, nebo sada menších zrcadel v jedné linii. Dej pozor, aby zrcadlo neodráželo nepořádek nebo tmavý kout – to celý efekt zabije. Stejně důležité je osvětlení. Místo jedné stropní lampy použij několik menších zdrojů: nástěnná světla po stranách postele, stojací lampu v rohu, nepřímé světlo za čelem postele. Teplé bílé světlo kolem 2700 K uvolňuje a neunavuje oči.<br>
<br>
<br>
<br>
Šifrovací hra pro děti stojí na jednoduché logice: někdo schová indicie, dítě je hledá a postupně se dostává k cíli. Než začnete cokoli tvořit, určete si prostor a čas. Doma máte pevné zdi, nábytek a méně možností, kam schovat papírek. Na zahradě je prostoru víc, ale přibývá počasí, bláto a větší riziko, že se některá indicie ztratí. Vyberte podle věku dětí: menší děti zvládnou tři až čtyři kroky, starší klidně osm i deset. Delší hra je nebaví, začnou přeskakovat a šifra ztratí smysl.<br>
<br>
<br>
<br>
<img src="https://www.freepixels.com/class=" style="max-width:400px;float:left;padding:10px 10px 10px 0px;border:0px;">Pátý nástroj je archivace místo složek. Většina lidí tráví čas přetahováním zpráv do desítek složek, kde je pak stejně nenajdou. Používejte vyhledávání a jednu složku „archiv". Když zprávu nepotřebujete, smažte ji; když může být užitečná, archivujte. Hledání podle odesílatele nebo klíčového slova je dnes spolehlivější než ručně budovaná struktura. Kdo tohle zvládne, zkrátí čas u pošty klidně o polovinu – ne kvůli zázračné aplikaci, ale proto, že přestane dělat stejnou práci několikrát.<br>
<br>
<br>
<br>
Praktický postup pro online platbu: přihlaste se do bankovnictví, zvolte novou platbu, zadejte číslo účtu včetně kódu banky, variabilní symbol a částku. Zkontrolujte, zda částka odpovídá tomu, co příjemce požaduje. Před odesláním si uložte šablonu, abyste příště nemuseli vypisovat vše znovu. U trvalých plateb nastavte datum splatnosti tak, aby byla platba odeslána alespoň dva pracovní dny před termínem. Po odeslání zkontrolujte stav platby v historii. Pokud je uvedeno „odesláno" a ne „zpracováno", peníze ještě nedošly.<br>
<br>
<br>
<br>
Třetí chyba je nedostatečná komunikace po kartě. Rozhodčí ukáže kartu a otočí se, jako by tím byla věc vyřízená. Hráč ale neví, co si má odnést, a příště udělá totéž. Po každé kartě řekni krátce a konkrétně, co bylo špatně: „Držel jsi ho za dres, tohle už bylo moc." Ne přednáška, ne omluva, jen jedna věta. Zároveň se vyhni vysvětlování před ostatními hráči, kteří se hrnou kolem. Odsuň je rukou a mluv jen s potrestaným. Když se do hovoru vmísí kapitán, vysvětli mu to samé, ale stručně.<br>
<br>
<br>
<br>
Filtry, které dělají práci za vás Druhý nástroj jsou filtry a pravidla. Většinu e-mailů lze zařadit předem: potvrzení objednávek, kopie do projektů, newslettery. Vytvořte pravidlo, které zprávu rovnou přesune do složky a označí jako přečtenou. Do hlavní schránky ať propadne jen to, co vyžaduje vaši reakci. Pozor na dvě věci: pravidla pište úzce podle odesílatele nebo předmětu, ne podle slov v těle zprávy, a jednou za čas je projděte. Neaktuální filtr je horší než žádný, protože přehlédnete důležitou zprávu.<br>
<br>
<br>
<br>
Kdy přestat zalévat a hnoj<br>
<br>
<br>
<br>
Čtvrtý nástroj je pravidlo jedné odpovědi. Pokud e-mail nevyžaduje rozhodnutí nebo další informace, odpovězte hned a krátce. Každé odložení znamená, že se ke zprávě vrátíte znovu, přečtete ji znovu a budete znovu přemýšlet nad formulací. To je trojnásobná práce. Nenechávejte „na později" zprávy, které zvládnete do dvou minut.
